La detección de necesidades formativas en la empresa

Por Sebastián García Fontecoba 

Cada cierto tiempo hay que comprobar que en la empresa en la que trabajas está actualizada en conocimiento y su aplicación sobre el producto o materia en cuestión, según el nivel socioeconómico en el que se encuentra la sociedad. Para ello, se aplica lo que es conocido como detección de necesidades formativas, es decir, el camino que hay entre el punto actual y el punto deseado son las necesidades formativas. 
El entorno cambiante, no solo hay que considerar el capital económico/financiero, a la hora de impartir la formación, sino que también el capital intelectual, o, mejor dicho, la capacidad de aprendizaje de los/as trabajadores/as.  
La detección de necesidades debe ser que la formación debe lograr la transferencia de conocimientos, habilidades, actitudes al puesto de trabajo, por lo que es importante evaluar todo el proceso formativo. Existen dos perspectivas de evaluación: 

• Enfoque proactivo: no se espera a que aparezcan problemas en la organización, sino que se analiza previamente el sistema en el que opera la organización, anticipándose a futuros problemas. 

• Enfoque reactivo: el problema organizacional ya existe y el análisis se centra en él. O en el que la organización espera a que aparezca un problema para reaccionar y buscar soluciones. 

Además, al analizar las necesidades de formación debemos detenernos en analizar y describir los puestos de trabajo, sino tener una visión mucho más amplia. Esta visión estará centrada, por lo tanto, en la realización de 3 análisis:

• El análisis de la organización: hace un diagnóstico de la situación de la empresa de cara a plantear nuevos procesos formativos, como estudiar el clima laboral, la situación actual de la empresa, la productividad...

• El análisis del puesto de trabajo: servirá para describir los objetivos concretos que intervengan en la mejora de la ejecución en el puesto contribuyendo a realizar el trabajo de forma más eficiente
• El análisis de los trabajadores u ocupantes de los puestos de trabajo. 

El proceso de análisis es bastante amplio si queremos detallar las partes en cuestión, pero Pérez (2016), hizo un gran resumen de cómo realizar una detección de necesidades:

1. Investigamos y analizamos qué conocimientos o habilidades necesitan mejorar los empleados y estudiamos qué nivel es lo que tienen y lo que es necesario para cada puesto de trabajo. ¿Cómo lo podemos descubrir? Podemos hacerlo a partir de las siguientes herramientas:

• Observación. Consiste en observar la conducta en el trabajo del empleado y compararla con el patrón esperado. Hay que contar con una persona cualificada y tener en cuenta que sólo se recogen los datos del puesto de trabajo.

• Entrevistas individuales a diferentes niveles según la persona o lugar. Consiste en conseguir información a través de un diálogo entre el entrevistado y el empleado. Es común entrevistó también al jefe directo del empleado para preguntarle en qué considera que deben formarse sus subordinados.

• Cuestionarios. Se trata de una lista de preguntas específicas que pretenden reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones sobre el trabajo que realiza una persona en la empresa.

• Simulaciones que pongan a prueba las habilidades de lxs participantes para saber en que podrían formarse.

• Descripción del puesto de trabajo, que consiste en analizar la descripción y perfil del puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo ocupa. De este modo, se compara lo que requiere el lugar con el que la persona hace.

2. Una vez tengamos los resultados, podremos observar qué es lo que los trabajadorxs hacen incorrectamente y qué es lo que les impide hacerlo bien. Lxs trabajadorxs que no desarrollan alguna de sus tareas de forma correcta suelen ser por falta de conocimientos, habilidades o actitud. 

3. Es por este motivo por el que es importante establecer un orden de prioridad en relación a las necesidades de formación de cada departamento y cada trabajador/a. Siempre detectaremos espacios de mejora, pero los recursos limitados y la dedicación que requiere el desarrollo de la formación hacen imprescindibles una correcta priorización que podemos establecer en diferentes niveles, tales como el impacto esperado, los niveles de motivación o las obligaciones legales y de actualización. 

4. Cuando por fin decidimos cuál es el orden de prioridades, deberemos elegir el tipo de formación más adecuada para actualizar los conocimientos: Duración, metodología, modalidad, … Sin embargo, para elegir cualquier tipo de formación también deberemos tener en cuenta el presupuesto que tiene la empresa destinada a formación, el número de personas que van a hacer el curso, la localización de tus empleados es decir si están a la misma oficina, y si la formación se realizará por formadores internos o externos a la empresa.

Referencias bibliográficas

Pérez, H. (2016, 13 de diciembre). Cómo realizar una correcta detección de necesidades formativas en la empresa. PYMEaldía. https://www.pimealdia.org/es/com-realitzar-una-correcte-deteccio-de-necessitats-formatives-a-lempresa/